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業務管理規范篇一
(討論稿)
2016.3.25
菏澤市卓越皮業有限公司
采購與付款業務內部管理規程(討論稿)
為保障公司合理采購,滿足生產經營需要、規范采購行為、防范采購風險,制定本規程。
第一章
總則
第一條 本規范所稱采購,是指購買貨物(或接受勞務)及支付款項等相關活動。包括采購預算、請購審批、供應商評價、采購招標、物品驗收、付款審批、預付款管理、采購退貨等一系列活動。
第二條 公司采購業務至少應當關注下列風險:
(一)采購計劃審批不合理,市場變化趨勢預測不準確,造成庫存積壓或短缺,可能導致公司生產停滯或資源浪費。
(二)供應商選擇不當,采購方式不合理、招投標或定價機制不科學、授權審批不規范,可能導致采購物資質次價高,出現舞弊或遭受欺詐。
(三)沒有將不相容的職務崗位分離,可能導致失去制約和監管,容易發生有意或無意的錯誤。
第三條 公司應當結合實際情況,全面梳理采購業務流程,完善采購業務相關管理制度,統籌審批采購計劃,明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限,按照規定的審批權限和程序辦理采購業務,建立價格監管機制,定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節,采取有效措施,確保物資采購能夠滿足公司生產經營需要。
第二章 采購管理一般要求及相關業務流程
第四條 為避免多頭采購和分散采購,提高采購業務效率,降低采購成本,堵塞管理漏洞,公司的采購業務集中由供應部負責。重要和技術性較強的采購業務,須組織相關專家論證,實行集體決策和審批。
第五條 公司根據年度經營目標,編制年度采購預算。對預算采購項目,各需求部門應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,必須履行預算調整程序,由具備相應審核、審批權限的部門或人員審批后,再履行辦理請購手續。
1.各生產單位根據年度生產目標預測生產計劃,據此編制《年度物資需求計劃》和本部門《采購預算》;倉儲部根據公司相關規定和生產用料計劃編制倉儲《采購預算》;行政各部根據實際需求編制各自的《采購預算》。
2.供應部負責匯總,整理各部門提交的采購預算。
3.財務部對供應部提交的匯總采購預算資料進行審核,并根據上年度材料單價、當年度匯率、利率等各項預算基準,編制公司《年度采購預算表》,財務部經理簽字確認后報財務總監審核,總經理審批后嚴格執行。
4.各請購部門根據實際需求提出貨物采購申請,供應部根據市場價格填報采購金額,并依據公司相關規定以及生產需求情況判斷采購申請是否合理,如果采購申請合理,則提交相關領導審批,不合理則退回請購部門。
變化可能引起采購物資價格上漲,導致實際采購金額超出采購預算;生產突發事件也可能導致采購預算外支出,所以發生預算外采購和超預算采購時,供應部應提出《采購預算調整申請》追加采購預算。
6.財務部接到供應部的預算調整申請后,根據實際情況并參照公司的相關規定,編制《采購預算調整方案》,提交財務總監審核,總經理審批。
9.責任人:總經理、財務總監、財務經理、供應部經理、采購專員。
第六條 公司建立《采購申請制度》,依據購買物資和接受勞務的類型,確定歸屬管理部門,授予相應的請購權,明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。供應部對需求部門提出的采購需求進行審核,并進行歸類匯總,統籌安排公司的采購計劃。
具有請購權的部門對預算內采購項目,應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,應首先履行預算調整程序,由具備相應審批權限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續。
1.生產部、倉儲部、實驗室(研發部)和行政各部等物資需求部門根據相關規定及實際需求提報采購申請。
2.各部門請購人員根據庫存基準量、用料預算填寫《采購申請單》,列明請購物資的名稱、數量、需求日期、質量要求以及預算金額等內容。
3.供應部在核查采購物資庫存情況的基礎上,檢查該項請購是否在執行后又重復提出,以及是否存在不合理的請購品種和數量。
4.如果采購專員認為采購申請合理,則根據所掌握的市場價格在《采購申請單》上填寫采購金額后呈報相關領導審批。
5.采購事項在預算范圍之內的,供應部按照預算執行進度辦理采購審批手續。
6.采購事項在預算范圍之外的,應按照《采購預算》管理程序,編制《采購預算調整方案》,供應部經理、財務部、財務總監逐級審批,最終由總經理審批。
7.采購事項在采購預算之內,但實際采購金額超出預算范圍的,經供應部經理、財務部、財務總監審核后,總經理審批。
10.責任部門:公司各請購部門
11.責任人:總經理、財務總監、供應部經理、采購專員
第七條 公司要建立科學的供應商評估和準入制度,確定合格供應商清單,與選定的供應商簽訂質量保證協議。建立供應商信息管理系統,對供應商提供貨物或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件、資信及經營狀況等進行實時動態管理和綜合評估。根據評估結果,對供應商進行合理選擇和調整,必要時,公司可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。
1.供應部通過各種途徑收集、整理供應商信息。主要內容要包括供應商信譽、產品質量、供貨能力等方面的信息,對新的供應商要以面談、調查問卷等方式對供應商進行調查。
2.供應部和使用部門依據收集到的供應商信息,參照公司《比質比價采購制度》等相關文件,對供應商進行比質比價分析。
3.供應部根據比質比價分析結果,參照《供應商選定標準》,提出《候選供應商名單》報供應部經理審批。
4.供應部通過采購物資分類,組織請購部門進行評審。
5.評審后,供應部匯總評審結果,編寫《評審報告》,擬定供應商等級排序名單,報供應部經理審批。
6.供應部根據供應部經理審核結果,確定《供應商名單》,并報供應部經理審核,總經理審批。
9.責任人:總經理、供應部經理、采購專員
第八條 公司根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購需要用招標方式,合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則;一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議;小額零星物資或勞務的采購可采用直接購買的方式。
1.對需要進行招標的采購業務,供應部征詢物資需求部門意見,準備招標文件。
2.供應部編制《采購招標書》報供應部經理審批。
3.供應部發布招標廣告,說明招標方式,招標項目的名稱、用途、規格、質量要求及數量或規模,履行合同的期限與地點、投標保證金、投標截止時間及投標書投遞地點、開標的時間與地點、對投標單位的資質要求以及其他必要內容。
4.供應部收到供應商的資格審查文件后,對供應商資質、信譽等方面進行審查。
5.供應部通過審查供應商各方面指標,確定符合要求的供應商。6.供應部向合格的供應商發售標書,供應商填寫完畢后遞交供應部。7.供應部對供應商的標書進行初步審核,剔除明顯不符合要求的供應商,報供應部經理。
8.供應部經理組織需求部門、技術、財務部門等相關人員或專家對篩選通過的投標書進行論證,選出最終的中標單位。
13.責任人:總經理、供應部經理、采購專員
第九條 公司要逐步建立和完善采購物資的議價定價機制,采取協議采購、招標采購、談判采購、詢價采購、比價采購等多種方式合理確定采購價格,最大限度的減少市場變化對公司采購價格的影響。
大宗采購等采用招標方式確定采購價格,其他物資或勞務的采購,可根據市場行情制定最高采購限價,并對最高限價適時調整。
建立價格檔案和價格評價體系。供應部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物資的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。如無特殊原因,原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平,否則需要作出詳細說明。對重點、大宗材料價格要建立價格評價體系,由公司有關部門組成價格評價組,定期收集有關的供應價格信息,分析評價現有的價格水平,并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。
第十條 公司根據確定的供應商,采購方式、采購數量、采購價格、質量標準、采購費用等情況擬定采購合同。采購合同必須準確描述各項條款,明確雙方權利、義務和違約責任,按照規定權限簽訂采購合同。各類采購合同、資料,供應部負責整理歸檔。
關內容進行驗收,出具驗收證明。涉及大宗和新特物資采購,必要時可委托專業測試。
驗收過程中發現異常情況,負責驗收的機構和人員應當立即向負責采購的機構報告,采購機構應當查明原因并及時處理。
1.根據采購合同約定,供應商按時發貨、采購專員接到供應商的《發貨通知單》后,通知倉儲部或請購部門準備接收貨物。
2.倉儲部(或請購部門)依據合同訂單對供應商隨貨同行的《送貨單》認真進行貨物品種、規格、數量的核對查實。
3.清點核對如不存在問題,采購專員組織質檢部和使用部門對貨物進行質量檢驗(必要時,可委托專門檢測結構檢測),看是否符合合同訂單以及生產工藝技術要求等,質量檢驗完畢后,質檢部或委托機構應出具《質量檢驗報告》,送交供應部經理審核。
4.清點核對如與《送貨單》不符,采購專員、倉儲部應會同參與清點核對的供應商業務人員共同簽字確認,并報供應部經理審批,聯絡供應商及時解決。
5.若《質量檢驗報告》顯示貨物質量存在問題,采購專員應依據合同、訂單規定提出具體解決辦法,報供應部經理審批后,聯系供應商作退換貨處理。
6.《質量檢驗報告》所購貨物不存在質量問題,則由倉儲部門負責入庫,填寫《入庫單》,并與財務部協作進行賬務處理。
③《采購物資質量檢驗報告制度》
8.責任部門:供應部、財務部、使用部門、質檢部
第十二條 加強物資采購供應過程的管理,要依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況,對有可能影響生產或工程的異常情況,應出具書面報告并及時提出解決方案。
供應部應當做好采購業務各環節的記錄,實行全過程的采購登記制度,或進行信息化管理,確保采購過程的可追溯性。
第三章 付款管理的一般要求及相關業務流程
第十三條 公司要加強采購付款管理,完善付款流程,明確付款審核人員的責任和權力,嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審核程序等相關內容,審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。
在付款過程中,應當嚴格審核采購發票的真實性、合法性與有效性,發現虛假發票,要查明原因及時報告處理。
公司重視采購付款的過程控制和跟蹤管理,發現異常情況時,應當拒絕付款,避免出現資金損失;選擇合理的付款方式,并嚴格遵循合同規定,防范付款方式不當帶來的資金風險。
1.采購專員定期匯總采購合同及采購訂單
2.采購專員對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量驗收入庫單等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審查,并核對合同執行與付款情況。
3.采購專員依據采購發票、質檢報告、入庫單等有關憑證,填寫《付款申請單》提交供應部經理審核,確保數據準確無誤。
4.財務部按照采購合同相關條款、發票等對供應部經理復核后的《付款申請單》進行審核后,提交總經理審批。
8.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、出納
第十四條 加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項,要定期進行跟蹤核查,綜合分析預付款的期限,占用款項的合理性及回收風險等情況,發現有疑問的預付款,要及時向財務總監、總經理報告,及時采取措施。
1.采購專員與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協商談判,雙方達成一致意見后,確定采購付款方式為預付款的,提交供應部經理和財務部審核后,總經理審批。
2.供應部經理按總經理批準后的意見,與客戶簽訂采購合同,詳細注明采購貨品的數量、質量、技術指標、價格和交貨日期、交貨地點、運輸費用等內容。
部經理,財務部審核,總經理審批。
5.財務部按照總經理批準的《預付款申請單》將貨款劃入供應商賬戶(或將票據背書交給供應商業務人員簽收),并對匯款或付款憑證入賬,同時告知采購專員。
6.采購專員接到供應商發貨通知后,通知倉儲部門接受貨物。
7.倉儲部、質檢部按照《采購驗收業務流程》執行,清點核對和質量檢測。8.經過驗收確定貨品不存在數量、質量問題后,采購專員應向供應商索取發票。
9.采購專員依據采購合同、購貨發票、質檢單、入庫單,填寫《付款申請單》報請支付應付的余額或結算預付賬款。
10.財務部接到總經理審批后的《付款申請單》后,支付余額,并對發票和付款憑證做相應的會計處理。
11.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》
②《預付款和定金授權審批制度》 12.責任部門:供應部、財務部
13.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、出納
第十五條 公司要建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規定,并在與供應商簽訂的合同中明確退貨事項,及時收回所退貨物價款。涉及符合索賠條件的退貨應在索賠期限內辦理索賠。
1.供應部經理組織相關人員編寫擬定《退貨管理制度》,明確退貨條件、退貨手續,貨物出庫的退貨款項回收等內容,經總經理審批后嚴格執行。
2.采購貨物在公司未支付貨款之前,在倉儲部門清點核對和質監部門質量檢測中發現數量、質量問題,采購專員按《采購驗收業務流程》提出解決方案,報總經理審批后辦理退貨換貨等事項。
3.采購貨物在已付款或收到購物發票后,在倉儲部清點核對和質監部門質量檢測中存在數量、質量問題的,采購專員《退貨方案》報供應部經理和財務部審核,總經理審批。
4.采購專員根據審批的《退貨方案》與供應商協商,確定具體貨物退回、賠償事宜。
5.采購專員依據協商結果,通知倉儲部門退貨,并開具《退貨單》,通知供應商接貨。
6.供應商核對信息后,取回不合格貨物,根據協商結果,退回退貨款和賠償金額。
7.財務部查收供應商的退款及賠償金額,同時告知采購專員。
8.財務部依據公司相關規定,對退貨款項進行賬務處理,對購貨發票依稅收法規辦理。
10.責任部門:供應部、倉儲部、財務部
11.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、倉儲保管員
第四章 采購與付款業務的不相容職務分離
第十六條 不相容職務分離要求公司全面系統的分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務,實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互監管、相互制約的工作機制,避免相關機構或人員串通舞弊、濫用職權、牟取不當利益的事件。
6.采購、驗收與相關會計記錄。
(二)采購與付款業務不相容的分離 1.辦理請購與審核機構分別設立
5.采購、驗收人員及其配偶、子女不能經辦貨款支付和退貨貨款的收取
6.采購、驗收人員的配偶及子女不能經管“應付賬款”等相關的會計處理業務。
第五章 附則
第十七條 本規程自2016年
月
日實行。附件:相關各環節《業務流程與風險控制圖》
業務管理規范篇二
崗位職責:
1)制定并完善采購制度和采購流程:
? 根據公司的長期計劃,擬定采購部門的工作方針和目標;
2)制定并實施采購計劃:
3)采購成本預算和控制:
? 對采購合同履行過程進行管理、監督檢查,及時支付相關款項;
4)選擇并管理供應商:
工作流程
供應商資質收集、評價
a.供應商資質文件收集及審核
根據供應商所供產品的類別:供應商商填寫《供應商調查表》。要求供應商必須提供資質:《企業法人營業執照》(副本)、《稅務登記證》(副本)、其他資料:一般納稅人證書、代理證書(或授權書)、質量體系認證證書(或質量保證書),以及公司其它部門要求的其他資料。
b.采購部門組織相關部門對供應商的相關文件管理、質量、交貨能力及管理程序等進行審核。
5.2采購需求提出:
申購部門根據訂單、庫存量確定所需采購產品的品種、數量、規格、型號等要求并填寫《采購申請單》由領導審批后至采購部。
5.3采購部按《合格供方名單》開展采購工作;
5.3.1凡購進物品、工具用具,尤其是定制品的為批量采購申請情況的,采購部應堅持先取樣品,征得使用部門及領導同意后,方可進行采購或定制。
5.3.3訂單跟進:
5.3.4 購銷合同中應明確交貨時期,并將相關信息傳遞到需求部門;
5.3.6 若供貨商因特殊原因無法滿足《采購合同》訂定的要求,則供貨商修訂的結果需要雙方協調同意,并將相關信息傳遞到需求部門。
5.4驗收
5.4.1a類采購物品到貨后,由采購部交貨至行政部門按照采購申請要求進行質量、數量檢驗,并填寫《入庫單》進行相關記錄。
5.4.2b類采購物品到貨后,由采購部交貨至it部門按照采購申請要求進行質量、數量檢驗,并填寫驗收意見進行記錄。
5.4.4 采購或外包過程中驗收不合格,和供應商溝通過后填寫《不良品退庫單》進行退庫,如需重新進行返工填寫《返工單》并請部門負責人審批簽字。
5.5 入庫
5.5.1采購產品到貨至單位,須經申請使用部門(庫房行政管理人員)核實、驗收簽字,出具《入庫單》。未經質量檢驗合格的貨物不得入庫。
6.賬款結算
6.1費用報銷
6.1.1采購報銷必須以發票為據,不準出現白條報銷。
6.1.2物品采購前,預借備用金,必須經總經理領簽字批準方可借款,執行借款流程;物品采購完畢,需及時報銷。
6.1.3 物品采購報銷須填寫報銷單,執行費用報銷流程
6.1.4凡不按上述規定采購者,財務部,應一律拒絕支付。
6.2 應付賬款
a.財務部會計對《采購合同》、供應商發票、檢驗入庫單進行審核,即“三單符合”審核。b.三單中的第一單“采購訂單”是指由采購合同、采購訂單、委托加工單等組成的合同單據。第二單“供應商發票”是指由發票、收款收據組成發票單據。第三單“入庫單”是指由入庫單、質檢單等組成的收貨單據。
c.財務部業務人員在“三單符合”審核后,方可制作記賬憑證并按照會計復核、批準程序入賬。
d.有關部門對合同、訂單的修改原件,應及時傳遞到財務部。
6.3 賬款核對
b.財務部在“三單符合審核”中發現不符或不完全相符時,應立即通知采購部。采購部應及時與供應商聯系處理,并在一周內將問題調查清楚并合理解決。財務部應同時將所有三單不符的情況記錄,并定期跟蹤和向采購部部門經理、財務經理匯報。
c.對在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應商應提出警告,情節嚴重的,要考慮給予處罰或更換。
d.行政庫房保管部門應在每月二十五日前將供應商的質量退貨及向供應商索賠的資料傳遞 到財務部,財務部應于當月根據之調整應付賬款。
e.任何供應商應付賬款的調整必須有充分的依據并經采購部經理、財務部經理及相關人員的書面批準。這些依據應附在相應的調整憑證后。
f.更改供應商名稱必須得到供應商提供的合法的資料,并經過財務部經理的批準。這些資料應附在相應的調整憑證后。
6.4應付賬款分析
6.4.1采購部每季度進行一次應付賬款的賬齡分析,并分析資金安排和使用的合理性。
6.4.2 采購部及有關部門應及時與供應商聯系解決,并將結果在一周內告知財務部。
6.4.3采購部對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目,采購部應會同財務部人員進行調查,并經財務經理書面批準后及時處理。
6.4.4采購部在與供應商對賬過程中,對發現的差異應及時與供應商聯系解決。
業務管理規范篇三
全國計劃生育藥具業務管理規范(試行)
目錄:
第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范
第一條 計劃編制原則
(一)合同藥具計劃:實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。
(二)國家庫存新型藥具計劃:調劑供應、推廣應用、擇優編制、符合實際。
第二條 需求計劃編制依據
(一)合同藥具計劃
1、《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》(以下簡稱《目錄》)中的品種與價格。
2、采購經費。
3、政府采購評審結果。
4、上年訂購量、實際執行量,當年期初庫存量、需求預測量。
5、年〃人份標準使用量、庫存標準周轉量(見本章附件1、2)
6、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。
(二)國家庫存新型藥具計劃
1、《目錄》范圍之外、具有推廣應用價值的產品。
2、采購經費。
3、資質審查和審批結果。
4、上年訂購量和實際執行量,當年期初庫存量、預測需求量。
5、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。第三條 訂購計劃編制程序
(一)合同藥具計劃
1、每年第3-4季度,經國家人口和計劃生育委員會(以下簡稱國家人口計生委)批準,國家人口計生委藥具發展中心(以下簡稱藥具中心)下達編制計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉級為起報點,編制本省(區、市)計劃生育藥具需求計劃,報藥具中心進行審核和匯總。
2、各級藥具管理機構負責編制本區域計劃生育藥具需求計劃,經同級人口計生委(局)審批后,報上級藥具管理機構。
3、藥具中心組織藥具政府采購評審會。根據評審結果和地方需求計劃,編制全國計劃生育藥具訂購計劃,報國家人口計生委審批后,下達全國計劃生育藥具訂購計劃。
4、藥具中心組織計劃生育藥具訂貨會,供需雙方簽訂合同。
5、各省級藥具管理機構按照國家人口計生委批復的計劃生育藥具訂購計劃和本區域各地(市)上報的計劃生育藥具需求計劃,編制本地分配計劃,報同級人口計生委審批。
(二)國家庫存新型藥具計劃
1、藥具中心編制國家庫存新型藥具需求計劃。
2、報國家人口計生委審批。第四條 業務統計報表
(一)報表要求
1、實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統計報表,做到內容完整、數據準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時,撰寫報表分析報告,不得虛報、瞞報、漏報、變更內容及表格樣式。嚴格遵守統計管理規定,妥善保管統計檔案。
2、《全國計劃生育藥具購調存統計報表》為年報。
(3)縣級藥具管理或技術服務機構報送地級藥具管理機構的報表:《縣(區)級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》(表3);(4)縣級以下的藥具報表,由省級藥具管理機構統一制定。
3、合同藥具統計報表用網絡和紙介質報表報送,國家庫存新型藥具統計報表報送紙介質報表。
(二)報送程序
1、每年2月15日之前,省級藥具管理機構,組織本區域各級藥具機構填報、匯總上一的各類統計報表,經本單位主管領導審核蓋章后,報藥具中心。
2、每年2月底之前,藥具中心對報表進行審核、匯總和通報,同時報國家人口計生委備案。
3、每年3月底前,各級藥具管理機構要將各類統計報表整理、立卷、歸檔。
附件:
1、各級藥具庫存周轉量批準: ?。▍^、市)級0-4月; 地(市)級3-6月; 縣(區)級1-4月; 鄉(鎮)級1-2月; 村(居)級:0-1月。
(注:交通不便地區,可適當增加庫存周轉量標)
(注:流動人口密集的地區,避孕套可按實際需求訂購)
第二章 計劃生育藥具調撥倉儲管理規范
第一條 調撥倉儲原則
(一)嚴格計劃、滿足需求、加快調撥、及時供給。
(二)規范管理、優質服務、加強監督、避免浪費。
(三)安全儲存、科學養護、保證質量、降低損耗。第二條 調撥倉儲要求
(一)合同藥具調撥主要依據各地藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構定期檢查,按季度收集和匯總全?。▍^、市)合同藥具調撥和執行情況,藥具中心將不定期抽查。
(二)國家庫存和省(區、市)本級庫存藥具作為儲備,主要用于救災、調劑、補充計劃不足等免費調撥。省(區、市)本級庫存藥具自行安排免調周期,國家庫存和新型藥具免調周期為1-2月、零星免調隨時進行。
(三)各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉量的需要,逐步達到標準(見本章附件)。庫房(室)要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設備,縣(市、區)級以上(含縣級)要逐步實現計算機信息網絡化管理。
(一)出入庫程序
1、各級庫管員接到到貨通知后,憑供貨單位出庫單,核對無誤后于24小時內完成驗收和入庫,計劃員和庫管員應及時登記入帳。驗收不合格的藥具,不得辦理入庫手續,并及時通知主管領導進行處理。
2、各級庫管員和計劃員根據出庫單,按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則,準確配貨、保質保量、及時發運,并做好記錄。
(二)調撥程序
1、合同藥具
(3)由生產企業和藥具供應站調運的合同內避孕藥,按照需求方的要求,直接調運到省(區、市)或地(市)或縣(區);(4)地(市)或縣(區)收貨單位及時將回執(或入庫單)寄往省級藥具管理機構,作為付款依據。
2、國家、省級庫存藥具和國家庫存新型藥具
(6)免調執行完畢,由相關直調企業、藥具供應站及時收集收貨回執,并寄送藥具中心或?。▍^、市)級藥具管理機構,作為付款和核實免調執行情況的依據。
3、全軍、武警、西藏的藥具合同調撥。
各級藥具庫房面積的參考標準:
?。▍^、市)級藥具專用庫房面積為300-500平方米; 地(市)級藥具管理機構藥具專用庫房面積為200-400平方米(500萬人口以上為400平方米,500萬人口以下為200平方米); 縣(市、區)級藥具專用庫房面積為100-150平方米(100萬人口以上為150平方米,100萬人口以下為100平方米); 鄉(鎮、街道)級藥具專用室面積為10-20平方米(或2個藥具柜);村(社區居委會)設1個藥具專用柜(箱)。
(注:特殊地區可根據當地總人口數和自身條件設定標準。)
第三章 計劃生育藥具信息系統技術管理規范
第一條 基本原則
(一)建立安全防范管理措施,嚴格信息數據保密紀律,確保系統管理的安全性。
(二)建立系統運行管理制度,規范業務操作程序標準,提高系統管理的科學性。
(一)建立藥具信息系統技術管理制度,明確權利、責任、任務。各藥具管理機構需配備系統管理員和系統操作員,作為信息系統的主要使用人員,單位主要領導作為系統管理主要責任人。
(二)信息系統使用人員
1、系統監管員,即藥具發展中心和?。ㄊ校┘壦幘卟块T的領導,審批本級及下級系統管理員和系統操作員的運行權限,監管本地的藥具管理業務,保證系統的運行環境。
2、系統管理員,即經系統監員授權的藥具發展中心與?。ǖ兀┘壦幘吖芾頇C構有關人員,負責監控系統運行狀態,為維護系統數據和業務數據、保障系統安全運行提供技術支持,指導和監督信息技術工作。
3、系統操作員,即各藥具管理機構業務部門有關人員。藥具發展中心系統操作員負責監管全國各管理站業務運行情況;省、地、縣級系統操作員負責監管、維護本站業務數據運行和具體業務操作。
第三條 系統管理制度
(一)采取嚴密的安全措施防止無關用戶進入系統:
(二)操作人員設立互不相同的用戶名,定期更換操作口令,嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。
(一)制定系統技術安全管理制度,建立安全防范設施和安全保障機制,以有效降低系統風險和操作風險,預防計算機犯罪。
(二)廣泛開展計算機系統安全教育,定期或不定期進行計算機系統安全檢查,保證計算機系統安全運行。
(三)建立系統病毒防范制度
1、各藥具管理機構指定專人負責計算機病毒防范工作,定期進行病毒檢測,發現病毒立即處理并報告。
2、新系統安裝前應進行病毒例行檢測。
3、經遠程通信傳送的程序或數據,必須經過檢測確認無病毒后方可使用。
4、禁止運行未經單位審核批準的軟件。
(一)藥具管理機構上互聯網必須使用當地電信和網通部門的adsl接入方式。
(二)登記信息系統的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網兼容的vpn硬件或軟件產品。
(一)各級計劃生育藥具管理機構或部門負責信息網絡軟硬件設備的管理和維護。
(二)不定期檢查設備運行狀況,定期進行專業設備維護。
(三)未經有關部門和領導批準,不得擅自拆、修設備。
業務管理規范篇四
(討論稿)
2016.3.25
菏澤市卓越皮業有限公司
采購與付款業務內部管理規程(討論稿)
為保障公司合理采購,滿足生產經營需要、規范采購行為、防范采購風險,制定本規程。
第一章
總則
第一條 本規范所稱采購,是指購買貨物(或接受勞務)及支付款項等相關活動。包括采購預算、請購審批、供應商評價、采購招標、物品驗收、付款審批、預付款管理、采購退貨等一系列活動。
第二條 公司采購業務至少應當關注下列風險:
(一)采購計劃審批不合理,市場變化趨勢預測不準確,造成庫存積壓或短缺,可能導致公司生產停滯或資源浪費。
(二)供應商選擇不當,采購方式不合理、招投標或定價機制不科學、授權審批不規范,可能導致采購物資質次價高,出現舞弊或遭受欺詐。
(三)沒有將不相容的職務崗位分離,可能導致失去制約和監管,容易發生有意或無意的錯誤。
第三條 公司應當結合實際情況,全面梳理采購業務流程,完善采購業務相關管理制度,統籌審批采購計劃,明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限,按照規定的審批權限和程序辦理采購業務,建立價格監管機制,定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節,采取有效措施,確保物資采購能夠滿足公司生產經營需要。
第二章 采購管理一般要求及相關業務流程
第四條 為避免多頭采購和分散采購,提高采購業務效率,降低采購成本,堵塞管理漏洞,公司的采購業務集中由供應部負責。重要和技術性較強的采購業務,須組織相關專家論證,實行集體決策和審批。
第五條 公司根據經營目標,編制采購預算。對預算采購項目,各需求部門應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,必須履行預算調整程序,由具備相應審核、審批權限的部門或人員審批后,再履行辦理請購手續。
1.各生產單位根據生產目標預測生產計劃,據此編制《物資需求計劃》和本部門《采購預算》;倉儲部根據公司相關規定和生產用料計劃編制倉儲《采購預算》;行政各部根據實際需求編制各自的《采購預算》。
2.供應部負責匯總,整理各部門提交的采購預算。
3.財務部對供應部提交的匯總采購預算資料進行審核,并根據上材料單價、當匯率、利率等各項預算基準,編制公司《采購預算表》,財務部經理簽字確認后報財務總監審核,總經理審批后嚴格執行。
4.各請購部門根據實際需求提出貨物采購申請,供應部根據市場價格填報采購金額,并依據公司相關規定以及生產需求情況判斷采購申請是否合理,如果采購申請合理,則提交相關領導審批,不合理則退回請購部門。
變化可能引起采購物資價格上漲,導致實際采購金額超出采購預算;生產突發事件也可能導致采購預算外支出,所以發生預算外采購和超預算采購時,供應部應提出《采購預算調整申請》追加采購預算。
6.財務部接到供應部的預算調整申請后,根據實際情況并參照公司的相關規定,編制《采購預算調整方案》,提交財務總監審核,總經理審批。
9.責任人:總經理、財務總監、財務經理、供應部經理、采購專員。
第六條 公司建立《采購申請制度》,依據購買物資和接受勞務的類型,確定歸屬管理部門,授予相應的請購權,明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。供應部對需求部門提出的采購需求進行審核,并進行歸類匯總,統籌安排公司的采購計劃。
具有請購權的部門對預算內采購項目,應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,應首先履行預算調整程序,由具備相應審批權限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續。
1.生產部、倉儲部、實驗室(研發部)和行政各部等物資需求部門根據相關規定及實際需求提報采購申請。
2.各部門請購人員根據庫存基準量、用料預算填寫《采購申請單》,列明請購物資的名稱、數量、需求日期、質量要求以及預算金額等內容。
3.供應部在核查采購物資庫存情況的基礎上,檢查該項請購是否在執行后又重復提出,以及是否存在不合理的請購品種和數量。
4.如果采購專員認為采購申請合理,則根據所掌握的市場價格在《采購申請單》上填寫采購金額后呈報相關領導審批。
5.采購事項在預算范圍之內的,供應部按照預算執行進度辦理采購審批手續。
6.采購事項在預算范圍之外的,應按照《采購預算》管理程序,編制《采購預算調整方案》,供應部經理、財務部、財務總監逐級審批,最終由總經理審批。
7.采購事項在采購預算之內,但實際采購金額超出預算范圍的,經供應部經理、財務部、財務總監審核后,總經理審批。
10.責任部門:公司各請購部門
11.責任人:總經理、財務總監、供應部經理、采購專員
第七條 公司要建立科學的供應商評估和準入制度,確定合格供應商清單,與選定的供應商簽訂質量保證協議。建立供應商信息管理系統,對供應商提供貨物或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件、資信及經營狀況等進行實時動態管理和綜合評估。根據評估結果,對供應商進行合理選擇和調整,必要時,公司可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。
1.供應部通過各種途徑收集、整理供應商信息。主要內容要包括供應商信譽、產品質量、供貨能力等方面的信息,對新的供應商要以面談、調查問卷等方式對供應商進行調查。
2.供應部和使用部門依據收集到的供應商信息,參照公司《比質比價采購制度》等相關文件,對供應商進行比質比價分析。
3.供應部根據比質比價分析結果,參照《供應商選定標準》,提出《候選供應商名單》報供應部經理審批。
4.供應部通過采購物資分類,組織請購部門進行評審。
5.評審后,供應部匯總評審結果,編寫《評審報告》,擬定供應商等級排序名單,報供應部經理審批。
6.供應部根據供應部經理審核結果,確定《供應商名單》,并報供應部經理審核,總經理審批。
9.責任人:總經理、供應部經理、采購專員
第八條 公司根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購需要用招標方式,合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則;一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議;小額零星物資或勞務的采購可采用直接購買的方式。
1.對需要進行招標的采購業務,供應部征詢物資需求部門意見,準備招標文件。
2.供應部編制《采購招標書》報供應部經理審批。
3.供應部發布招標廣告,說明招標方式,招標項目的名稱、用途、規格、質量要求及數量或規模,履行合同的期限與地點、投標保證金、投標截止時間及投標書投遞地點、開標的時間與地點、對投標單位的資質要求以及其他必要內容。
4.供應部收到供應商的資格審查文件后,對供應商資質、信譽等方面進行審查。
5.供應部通過審查供應商各方面指標,確定符合要求的供應商。6.供應部向合格的供應商發售標書,供應商填寫完畢后遞交供應部。7.供應部對供應商的標書進行初步審核,剔除明顯不符合要求的供應商,報供應部經理。
8.供應部經理組織需求部門、技術、財務部門等相關人員或專家對篩選通過的投標書進行論證,選出最終的中標單位。
13.責任人:總經理、供應部經理、采購專員
第九條 公司要逐步建立和完善采購物資的議價定價機制,采取協議采購、招標采購、談判采購、詢價采購、比價采購等多種方式合理確定采購價格,最大限度的減少市場變化對公司采購價格的影響。
大宗采購等采用招標方式確定采購價格,其他物資或勞務的采購,可根據市場行情制定最高采購限價,并對最高限價適時調整。
建立價格檔案和價格評價體系。供應部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物資的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。如無特殊原因,原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平,否則需要作出詳細說明。對重點、大宗材料價格要建立價格評價體系,由公司有關部門組成價格評價組,定期收集有關的供應價格信息,分析評價現有的價格水平,并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。
第十條 公司根據確定的供應商,采購方式、采購數量、采購價格、質量標準、采購費用等情況擬定采購合同。采購合同必須準確描述各項條款,明確雙方權利、義務和違約責任,按照規定權限簽訂采購合同。各類采購合同、資料,供應部負責整理歸檔。
關內容進行驗收,出具驗收證明。涉及大宗和新特物資采購,必要時可委托專業測試。
驗收過程中發現異常情況,負責驗收的機構和人員應當立即向負責采購的機構報告,采購機構應當查明原因并及時處理。
1.根據采購合同約定,供應商按時發貨、采購專員接到供應商的《發貨通知單》后,通知倉儲部或請購部門準備接收貨物。
2.倉儲部(或請購部門)依據合同訂單對供應商隨貨同行的《送貨單》認真進行貨物品種、規格、數量的核對查實。
3.清點核對如不存在問題,采購專員組織質檢部和使用部門對貨物進行質量檢驗(必要時,可委托專門檢測結構檢測),看是否符合合同訂單以及生產工藝技術要求等,質量檢驗完畢后,質檢部或委托機構應出具《質量檢驗報告》,送交供應部經理審核。
4.清點核對如與《送貨單》不符,采購專員、倉儲部應會同參與清點核對的供應商業務人員共同簽字確認,并報供應部經理審批,聯絡供應商及時解決。
5.若《質量檢驗報告》顯示貨物質量存在問題,采購專員應依據合同、訂單規定提出具體解決辦法,報供應部經理審批后,聯系供應商作退換貨處理。
6.《質量檢驗報告》所購貨物不存在質量問題,則由倉儲部門負責入庫,填寫《入庫單》,并與財務部協作進行賬務處理。
③《采購物資質量檢驗報告制度》
8.責任部門:供應部、財務部、使用部門、質檢部
第十二條 加強物資采購供應過程的管理,要依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況,對有可能影響生產或工程的異常情況,應出具書面報告并及時提出解決方案。
供應部應當做好采購業務各環節的記錄,實行全過程的采購登記制度,或進行信息化管理,確保采購過程的可追溯性。
第三章 付款管理的一般要求及相關業務流程
第十三條 公司要加強采購付款管理,完善付款流程,明確付款審核人員的責任和權力,嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審核程序等相關內容,審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。
在付款過程中,應當嚴格審核采購發票的真實性、合法性與有效性,發現虛假發票,要查明原因及時報告處理。
公司重視采購付款的過程控制和跟蹤管理,發現異常情況時,應當拒絕付款,避免出現資金損失;選擇合理的付款方式,并嚴格遵循合同規定,防范付款方式不當帶來的資金風險。
1.采購專員定期匯總采購合同及采購訂單
2.采購專員對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量驗收入庫單等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審查,并核對合同執行與付款情況。
3.采購專員依據采購發票、質檢報告、入庫單等有關憑證,填寫《付款申請單》提交供應部經理審核,確保數據準確無誤。
4.財務部按照采購合同相關條款、發票等對供應部經理復核后的《付款申請單》進行審核后,提交總經理審批。
8.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、出納
第十四條 加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項,要定期進行跟蹤核查,綜合分析預付款的期限,占用款項的合理性及回收風險等情況,發現有疑問的預付款,要及時向財務總監、總經理報告,及時采取措施。
1.采購專員與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協商談判,雙方達成一致意見后,確定采購付款方式為預付款的,提交供應部經理和財務部審核后,總經理審批。
2.供應部經理按總經理批準后的意見,與客戶簽訂采購合同,詳細注明采購貨品的數量、質量、技術指標、價格和交貨日期、交貨地點、運輸費用等內容。
部經理,財務部審核,總經理審批。
5.財務部按照總經理批準的《預付款申請單》將貨款劃入供應商賬戶(或將票據背書交給供應商業務人員簽收),并對匯款或付款憑證入賬,同時告知采購專員。
6.采購專員接到供應商發貨通知后,通知倉儲部門接受貨物。
7.倉儲部、質檢部按照《采購驗收業務流程》執行,清點核對和質量檢測。8.經過驗收確定貨品不存在數量、質量問題后,采購專員應向供應商索取發票。
9.采購專員依據采購合同、購貨發票、質檢單、入庫單,填寫《付款申請單》報請支付應付的余額或結算預付賬款。
10.財務部接到總經理審批后的《付款申請單》后,支付余額,并對發票和付款憑證做相應的會計處理。
11.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》
②《預付款和定金授權審批制度》 12.責任部門:供應部、財務部
13.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、出納
第十五條 公司要建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規定,并在與供應商簽訂的合同中明確退貨事項,及時收回所退貨物價款。涉及符合索賠條件的退貨應在索賠期限內辦理索賠。
1.供應部經理組織相關人員編寫擬定《退貨管理制度》,明確退貨條件、退貨手續,貨物出庫的退貨款項回收等內容,經總經理審批后嚴格執行。
2.采購貨物在公司未支付貨款之前,在倉儲部門清點核對和質監部門質量檢測中發現數量、質量問題,采購專員按《采購驗收業務流程》提出解決方案,報總經理審批后辦理退貨換貨等事項。
3.采購貨物在已付款或收到購物發票后,在倉儲部清點核對和質監部門質量檢測中存在數量、質量問題的,采購專員《退貨方案》報供應部經理和財務部審核,總經理審批。
4.采購專員根據審批的《退貨方案》與供應商協商,確定具體貨物退回、賠償事宜。
5.采購專員依據協商結果,通知倉儲部門退貨,并開具《退貨單》,通知供應商接貨。
6.供應商核對信息后,取回不合格貨物,根據協商結果,退回退貨款和賠償金額。
7.財務部查收供應商的退款及賠償金額,同時告知采購專員。
8.財務部依據公司相關規定,對退貨款項進行賬務處理,對購貨發票依稅收法規辦理。
10.責任部門:供應部、倉儲部、財務部
11.責任人:總經理、供應部經理、采購專員、倉儲保管員
第四章 采購與付款業務的不相容職務分離
第十六條 不相容職務分離要求公司全面系統的分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務,實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互監管、相互制約的工作機制,避免相關機構或人員串通舞弊、濫用職權、牟取不當利益的事件。
6.采購、驗收與相關會計記錄。
(二)采購與付款業務不相容的分離 1.辦理請購與審核機構分別設立
5.采購、驗收人員及其配偶、子女不能經辦貨款支付和退貨貨款的收取
6.采購、驗收人員的配偶及子女不能經管“應付賬款”等相關的會計處理業務。
第五章 附則
第十七條 本規程自2016年
月
日實行。附件:相關各環節《業務流程與風險控制圖》
業務管理規范篇五
一、總則 2
二、崗位分工與授權批準 2
三、計劃與審批控制 4
四、采購價格控制 6
五、采購與驗收控制 7
六、貨款支付與賬目核對 8
七、采購業務的監督控制 9
八、附則 10
一、總則
第一條為了加強公司采購業務的內部控制,規范采購業務行為,防范采購業務活動中的差錯和舞弊,根據財政部《內部會計控制規范——采購與付款(試行)》等法律法規,結合本公司采購業務特點和管理需要,制定本制度。
第二條 本制度所指采購業務包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。
第三條 本制度適用于公司的采購業務管理與控制。
二、崗位分工與授權批準
第四條 公司建立采購業務崗位責任制,明確規定相關部門和崗位的職責與權限,確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。
第五條 公司物資采購業務嚴格規范和執行如下程序:
(一)計劃與審批;
(二)請購與審批;
(三)詢價與核價;
(四)確定供應商;
(五)訂立合同;
(六)采購與驗收;
(七)物資入庫;
(八)賬簿登記與支付采購款。
第六條 公司采購業務崗位的基本分工如下:
(二)財務部負責核定物資采購價格;
(三)財務部負責結算采購款項、登記存貨及應付賬款等;
(五)質保部負責物資入庫前的質量驗收等;
(六)股東會負責定期審計檢查采購業務的合規性、合理性和會計記錄的正確性與及時性。
第七條 公司負責計劃、核價、定購、招標、檢驗、收存、付款等采購業務的員工,必須參加人力資源部的崗位培訓,并獲得崗位合格證后方能獨立上崗辦理采購業務。
第八條 公司辦理物資采購、核價與付款業務員工應當具備良好的業務素質和職業道德,辦理采購、核價與付款業務的人員在同一個崗位上連續工作時間不得超過三年。
第九條 物資的采購價格、付款政策要嚴格執行公司授權文件的規定,各級審批人要在授權范圍內行使職權,不得超越審批權限。
第十條 公司授權采購部、質保部、物流部、財務部分別辦理物資訂購、檢驗、收存和付款業務,其他任何部門均無權經辦采購與付款業務。
第十一條公司對于重要的、技術性較強的采購業務,應當專家評審、集體決策制度。
第十二條 公司對機器設備的采購,以及一次采購價值超過50萬元的材料采購一律實行公開招標辦法采購。
三、計劃與審批控制
第十三條 公司對采購業務實行嚴格的計劃管理和采購目標責任制。每年l2月份,公司總經理與采購部經理簽訂下一的《采購目標責任書》,明確全年的采購目標、價格目標、費用指標及獎懲兌現政策。
第十四條 采購部要將采購目標層層分解落實到各個采購員,并將目標分解落實情況報公司備案。
第十五條物資采購計劃的制訂、審批程序和責任分工如下:
(一)生產部每月根據《產品生產計劃》編制《物資耗用計劃》;
(三)采購部根據《物資補庫計劃》編制《物資采購計劃》;
(五)公司總經理審查并批準《物資采購計劃》。
1.采購物資的依據;
2.采購物資的名稱、規格型號、數量和技術要求;
3.物資用途及最遲入庫時間;
4.供應廠家和詢價結果;
5.采購金額、付款方式與付款時間;
6.采購員及采購部負責人簽字。
(二)財務部對“物資請購單”中的價格進行核定。
(三)公司有關領導按以下審批權限在“物資請購單”審批:
1.采購總金額在5000元以下的,由采購部經理審批;
2.采購總金額在5 000~5萬元的,由分管采購的副總經理審批;
3.采購總金額在5~50萬元的,由總經理審批;
四、采購價格控制
第十七條物資采購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監督制約,杜絕采購過程中的不正當行為發生。
第十八條 采購部和財務部要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息,掌握主要采購物資的信息變化。
(一)詢價:采購部按照公司下達的《物資采購計劃》,根據采購項目的時間要求,在了解市場行情、參考過去采購記錄的基礎上,向供應商咨詢價格。接受詢價的供應商應在三家以上,詢價過程和供應商的報價要如實登記備案。
(二)核價:財務部根據“物資請購單”中的詢價情況,在了解采購部詢價過程的基礎上,通過電話、計算機網絡等渠道查詢、核實采購部的詢價結果,并將核價的情況記錄備案,然后在“物資請購單”中列明核定的最高采購限價。
(四)談判:采購部根據領導審批的最高限價,與供應商進行價格談判,力爭以較低的價格簽訂采購合同;公司常年使用的大宗物資采購業務,由公司總經理率領采購談判小組與生產廠商直接談判、簽訂采購合同。
(五)備案:采購部與供應商最終確定的采購價格要填寫《物資采購價格反饋表》,報價格科備案;與供應商簽訂的“物資采賄合同”也要報財務部備案。
五、采購與驗收控制
第二十條 根據采購物資的性質不同,公司分別采取如下采購方式:
(一)單項采購價值在3萬元以上的大宗物資,從生產廠家直接采購;
(二)一般采購物資在貨比三家的基礎上,采用訂單或合同訂購方式采購;
(三)小額零星物品采用擇優定點采購方式;
(四)重大采購業務及設備購置實行招標采購。
等方面擇優定點采購。
第二十二條 公司主要物資采購及有特殊要求的物資采購,應當審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位,應當及時掌握其質量、價格、信譽的變化情況。
第二十三條 物資采購到廠,需辦理如下驗收入庫手續:
(五)“物資入庫單”經保管員簽字后生效,財務部據此登記賬簿和辦理有關結算事宜。
第二十四條 到庫物資與“物資請購單”不符或未經質量檢驗的,一律不予辦理入庫和結算手續。
第二十五條 質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗,并對檢驗結果承擔責任。
六、貨款支付與賬目核對
(一)訂有采購合同的,要參照合同規定的時間、方式、金額付款;
(二)要在公司貨幣資金預算范圍內付款;
(三)要在對采購發票、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核、確認無誤的前提下,辦理付款。
第二十七條 采購付款時,由采購部填寫“采購物資付款單”,分管領導按預算審批;超出預算的付款,必須由采購部申明理由,經總經理批準后,從預算外資金列支。
第二十八條財務部要加強應付賬款和應付票據的管理,已到期的應付款項必須安排到貨幣資金支出預算中,并經總經理的審批后,方可辦理結算與付款事宜。
第二十九條 財務部往來核算會計負責應付賬款的核對與清理,要每個季度至少與供應商核算一次賬目,核對結果要填制《應付賬款核對表》備案;核對出的未達賬項,要逐項逐筆查明原因,杜絕串戶等錯誤現象的發生。
第三十條 采購部要按供應商設置物資采購臺賬,及時登記每一供應商的供貨、開票、付款及應付賬款余額增減變動情況。
(二)需要退貨或折讓的物資,均需供應商開出紅字發票;
(三)退貨通知單、紅字發票均應及時報送財務部入賬。
七、采購業務的監督控制
第三十二條 股東會負責對公司的采購業務進行監督檢查。
第三十三條 采購業務監督檢查的內容主要包括:
(一)采購業務相關崗位及人員的設置情況;
(二)采購業務授權批準制度的執行情況;
(三)采購計劃與合同情況;’
(四)采購價格及采購渠道情況;
(五)貨款結算情況;
(六)應付賬款和預付賬款的管理情況;
(七)有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。
第三十四條 股東會對監督檢查的結果出具檢查報告,發現的薄弱環節和問題,有關部門要采取措施,及時加以糾正和完善。
八、附則
第三十五條 本制度由財務部制定、修訂和解釋。
第三十六條 本制度自公布之日起執行。