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最新商務檔案的屬性有 檔案利用流程實用

格式:DOC 上傳日期:2023-04-30 07:10:32
最新商務檔案的屬性有 檔案利用流程實用
時間:2023-04-30 07:10:32     小編:zdfb

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商務檔案的屬性有 檔案利用流程篇一

檔案指機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有并保存的紀錄、文件或資料。下面小編為大家整理了關于檔案的利用工作的知識,一起來看看吧:

檔案的利用工作一般有如下幾種。

為利用者提供服務的工作主要有以檔案原件提供利用的開設閱覽室、檔案外借和以檔案復制件提供利用的制發檔案復本等幾種主要方法。

在提供利用時,要正確處理利用和保密之間的關系,避免泄露機密。

開設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室,直接向用戶提供信息的一種服務方式。

開設閱覽室必須具備一定的條件。

(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業務能力,了解所藏檔案的成分和位置,熟練掌握各種檢索工具,能協助用戶滿足其利用需求。

(2)物質條件。閱覽室應具備服務臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監護設備和檢索工具等必要的物質設施。

(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度,明確規定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續,以及其他相關事項。

閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調閱單,檔案管理人員根據調閱單填寫情況,入庫調檔,取出所需文件,并在相應位置放上代理卡。

閱畢的檔案應及時歸還,認真清點。

檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求,暫且將檔案借出館的一種服務方式。

檔案外借服務應該注重以下幾點。

(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度,經過一定的批準手續才能外借。

(2)借出檔案時,應履行嚴格的交接手續,并查明外借檔案文件的'份數及狀況,做好外借檔案的登記與記錄工作,文件題名、檔號、頁數、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內容。

(3)在借出檔案時應點交清楚,并責成借用單位注意保密和保護檔案,借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任,保證借出的檔案能完整地按時收回。

(4)借出使用的期限不宜過長,對外借檔案的數量也應做必要的控制。

(5)檔案借出后,應填制代理卡,放置在檔案原來的位置上,以便掌握檔案的流動和利用情況。

(6)歸還檔案時,必須認真清點,檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況,并在借閱登記簿上注銷。

(7)檔案工作人員應經常掌握檔案的借出情況,督促借閱者按期歸還。

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